Las empresas dedicadas a la importación o exportación de bienes deben someterse a una serie de procesos propios de la cadena de suministro internacional que van desde la orden de compra hasta la entrega a su destinatario final. Para que el movimiento de bienes a lo largo de la cadena sea exitoso y ocurra sin mayores contratiempos se debe realizar un intercambio eficiente de información con todos los socios comerciales involucrados en la transacción.
Uno de los aspectos cruciales es el paso por las agencias aduaneras, en el que se deben cumplir con todos los trámites, la documentación y los requisitos que éstas exijan. En Colombia la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) es la encargada del control aduanero, es decir, de revisar factores de forma y contenido de la mercancía, la seguridad y el precio.
Para facilitar este momento, existen los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés Enterprise Resourcing Planning) especializados en logística y cadena de suministro. Estos son una solución tecnológica que ayuda en el proceso de gestión del comercio exterior en las compañías manejando el inventario, la planificación de la cadena de suministro, ingreso de pedidos, compras, entre otros aspectos.
¿Qué hace el software ERP?
La principal función que cumple es integrar y simplificar las operaciones y la información de todas las áreas en una sola base de datos, en la que se puede visualizar completamente lo que está pasando y cómo se están destinando los recursos. Así, se evitan recapturas y reprocesos en la operación diaria, lo cual elimina costos innecesarios y logra altos niveles de productividad. Igualmente, automatiza los procesos, da la posibilidad de controlar y asignar recursos a las actividades. También comunica con la Ventanilla Única de Comercio Exterior. Además, hace más fáciles las búsquedas de los datos, ya que todo está disponible y accesible en el software.
De esta manera, hace la operación más eficiente y rentable. Facilita la transacción entre los socios comerciales, lo que aumenta la rapidez y reduce el riesgo de rupturas en la cadena de suministro, ya que provee información precisa a las agencias aduanales cuando se requiere.
Otras ventajas
Otra de las ventajas más importantes del software ERP tiene que ver con las reacciones oportunas ante los cambios frecuentes en las regulaciones, permitiendo mantener actualizado los intercambios comerciales y reduciendo retrasos o esfuerzos adicionales que impliquen las nuevas regulaciones.
Con el boom de la digitalización, los sistemas de ERP se han sofisticado, usando machine learning e inteligencia artificial (IA).
